Portefeuille et allocation des ressources.

L’allocation des ressources est une bonne chose, non ? Surtout si vous gérez plusieurs projets à la fois. Ce qui est le cas pour la plupart des gestionnaires de portefeuille de projets.

Un lundi, après avoir rédigé un rapport général, vous constatez que si une de vos ressources est clairement surbookée pour la semaine avec des tâches de 4 projets différents, il y a une ressource avec la même compétence, qui n’a aucune tâche jusqu’à jeudi . Vous réaffectez la deuxième ressource aux projets sur lesquels travaille la première et normalisez la charge de travail. Super, hein ?

Le deuxième type d’allocation de ressources

Maintenant, pensez à l’autre type d’allocation de ressources qui existe. Après une réunion intense avec la direction, vous rédigez un rapport. Ils ont dit que vous deviez faire du Projet X une priorité. Dans le rapport, vous voyez qu’il n’y a pas de ressources libres à allouer au projet. Au diable, une priorité est une priorité.

Vous déplacez les choses. Vous allouez des ressources du projet Y et du projet Z. Vos ressources doivent se familiariser avec le nouveau projet. Leurs tâches actuelles sont suspendues. Les projets Y et Z souffrent tous les deux. Pas si génial, n’est-ce pas?

Le cas du besoin d’une meilleure vue d’ensemble

Si l’allocation de ressources que vous faites est principalement le premier cas, vous ne souffrez pas du syndrome d’allocation de ressources. Cependant, vous avez probablement encore besoin d’un bon planificateur d’allocation des ressources qui vous donnerait un bon aperçu de la disponibilité des ressources.

Un bon outil de planification des ressources vous montrera à quel point vos ressources sont liées à d’autres projets. En plus de vous permettre de suivre les compétences de vos ressources. Assurez-vous de ne rien manquer lors de la planification et de ne pas avoir à réaffecter plus tard.

Le cas du syndrome d’allocation des ressources

Si vous faites le deuxième type d’allocation de ressources plus que vous ne voudriez l’admettre, vous avez probablement un cas grave de syndrome d’allocation de ressources. Ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul.

La recherche a montré que le syndrome d’allocation des ressources est un problème assez courant dans toutes les industries. Lorsque le syndrome d’allocation des ressources survient, on peut être à peu près sûr qu’il existe un défaut profond dans la façon dont l’ensemble de l’organisation est utilisée pour gérer la gestion de plusieurs projets avec le même pool de ressources. Puisqu’il s’agit d’un problème tellement universel pour ceux qui s’occupent de la gestion de portefeuille de projets, il peut même sembler que c’est la façon dont cela est censé être. Vous savez quoi. Non, l’allocation des ressources ne doit pas être une solution rétroactive à un problème qui peut être évité avec un petit changement de mentalité dans votre organisation.

Existe-t-il un remède ?

Voici ce que nous vous proposons de faire :

• Avant d’entreprendre de nouveaux projets, analysez l’état des projets en cours et la disponibilité de vos ressources. Gagner de nouveaux contrats est important. Savez-vous ce qui est encore mieux ? Finir avec succès ceux que vous avez déjà. C’est l’une des choses les plus importantes qui est négligée. Vous ne pouvez entreprendre de nouveaux projets que s’il y a suffisamment de ressources disponibles. C’est aussi simple que simple et compliqué que cela.
• Obtenez un aperçu. Vous devez connaître toutes les compétences de vos ressources. Vous devez connaître tous les projets sur lesquels ils travaillent. Vous devez connaître les priorités fixées pour ces projets. Et vous n’êtes pas obligé de tout mémoriser. Utilisez un outil visuel avec des fonctionnalités de regroupement et de filtrage de ressources flexibles.
• Les choses tournent mal. Tenez-en compte lors de la planification. Ne soyez pas optimiste. En gestion de portefeuille de projets, ce n’est pas une bonne qualité à avoir. Ayez plutôt une bonne dose de pessimisme en vous. Si vous utilisez un logiciel de planification des ressources et que vous avez une bonne vue d’ensemble, il est facile de remarquer les endroits où se cachent les hold-up. Ne les négligez pas.
• Prioriser avant pas pendant. Avec chaque nouveau projet, vous devez toujours savoir quel projet est le meilleur. Il peut être frustrant de voir que certains projets obtiennent plus ou de meilleures ressources et que d’autres obtiennent ce qui reste, mais les ressources surutilisées ne sont pas une solution. Connaissez vos priorités et agissez en conséquence.

Nous sommes là pour vous soutenir et vous apporter la solution!